Wat kan het gemeentearchief je bieden?

Al wie geïnteresseerd is in het opmaken van zijn stamboom, kan niet om een bezoekje aan het gemeentearchief heen. Je vindt er twee soorten bronnen die onmisbare gidsen zijn in je zoektocht.  
Allereerst zijn er de registers van de burgerlijke stand. De burgerlijke stand werd in de Franse Republiek ingevoerd in 1792. Na de annexatie door Frankrijk werd de wetgeving op de burgerlijke stand vanaf 17 juni 1796 ook bij ons van kracht. De optekening van de geboorten in een geboorteregister, de huwelijken in een huwelijksregister en de overlijdens in een overlijdensregister én het bijhouden van deze registers werd voortaan een exclusieve gemeentelijke bevoegdheid.  
Deze registers worden in tweevoud opgesteld. Een exemplaar wordt bewaard op de gemeente, een tweede exemplaar wordt jaarlijks overgemaakt aan de griffie van de Rechtbank van Eerste Aanleg.

De registers van burgerlijke stand zijn onmisbare bronnen voor je stamboomonderzoek. In de geboorteakten vind je de naam en geboortedatum en - uur terug maar ook vele gegevens over de ouders (naam, leeftijd, beroep, geboorte-en woonplaats). Huwelijksakten bieden naast informatie over het prille paar ook veel inlichtingen over de ouders en de getuigen. Overlijdensakten geven je de dag, het uur en de plaats van overlijden maar in één klap ook het beroep, de woonplaats, de geboortedatum en –plaats van de overledene, samen met de namen van de ouders en eventuele huwelijkspartner(s).

Deze registers zijn vrij gemakkelijk te hanteren. Alleen de inzage van oudere registers roept soms wat problemen op. Zeker in het begin waren foutieve optekeningen niet zeldzaam. De Franse taal en de nieuwe republikeinse kalender stelden de ambtenaren voor problemen. Dus opletten geblazen. De nieuwe republikeinse tijdrekening nam het stichtingsjaar van de Franse Republiek (22 september 1792) als aanvangsdatum. Deze tijdrekening bleef in voege tot 31 december 1805. Het gemeentearchief bezit een omrekeningstabel waarmee de republikeinse datum kan omgezet worden naar onze gregoriaanse kalender.

Het zoeken in deze registers wordt vergemakkelijkt door de zogenaamde tafels. Dat zijn indexen op naam die jaarlijks en tienjaarlijks werden opgesteld.
Elke indexering is mensenwerk. Vertrouw dus niet blindelings op de tafels. Er zijn soms vergissingen in geslopen. Ook hier is dus controle nodig.

Een tweede pijler in je stamboomonderzoek vormt de raadpleging van de bevolkingsregisters. Terwijl de registers van burgerlijke stand in tweevoud werden opgesteld, zijn deze registers unieke documenten. Je vindt ze alleen maar in het gemeentearchief.  
De bevolkingsregisters –in voege vanaf 1846- zijn het neergeschreven resultaat van de tienjaarlijkse volkstelling. Deze registers zijn zeer interessant omdat zij over een periode van 10 jaar alle wijzigingen en mutaties binnen een gezin optekenen.  Wil je weten hoe het je familie verging in de jaren 1880-1890, sla dan het desbetreffende bevolkingsregister open en in een oogopslag vind je terug wanneer de kinderen trouwden en het huis verlieten of hoeveel dienstknechten je voorouders hadden.  
Deze registers zijn geografisch ingedeeld: per gehucht, per wijk en per straat. Ook hier wordt het zoeken vergemakkelijkt door een alfabetische index op naam.

Ook al wordt de openbaarheid van de registers van burgerlijke stand en van de bevolkingsregisters wettelijk geregeld, in de praktijk blijkt de toepassing ervan vele vragen en onduidelijkheden op te roepen.
Het Burgerlijk Wetboek regelt de openbaarheid van de registers van de burgerlijke stand. Artikel 45 laat alleen maar een onrechtstreekse raadpleging toe via afschriften en uittreksels. De rechtstreekse raadpleging van deze registers is verboden.
Talrijke archiefinstellingen laten echter de inzage toe van de registers die ouder zijn dan 100 jaar. Ook een omzendbrief van de Minister van Justitie van 24 februari 1994 bepaalde dat registers van burgerlijke stand van meer dan 100 jaar oud die zich in de gemeenten bevinden, in beginsel door het publiek geraadpleegd kunnen worden.
Rekening houdend met de strekking van deze omzendbrief en met een courante praktijk binnen de archiefwereld, heeft ook de gemeente Lubbeek bepaald dat de genealogen de registers ouder dan 100 jaar mogen inkijken.

De registers van de burgerlijke stand van minder dan 100 jaar oud mogen nooit rechtstreeks door het publiek worden geraadpleegd. Je mag natuurlijk wel vragen aan de archivaris of hij voor jou enkele opzoekingen kan doen. Daarvoor heb je de toestemming nodig van de voorzitter van de Rechtbank van Eerste Aanleg van het arrondissement waar de registers worden bewaard.

Rechtbank van Eerste Aanleg
Gerechtshof
F. Smoldersplein 5
3000 Leuven
016 27 21 11

Het is niet de bedoeling dat de archivaris in jouw plaats de stamboom opmaakt. In het geval van al te tijdrovende opzoekingen heeft de archivaris het recht om een retributie te vragen.

Ook de bevolkingsregisters mogen in principe niet door private personen geraadpleegd worden (Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit de vreemdelingenregisters, artikel 5). Ook hier worden de regels in de praktijk vaak soepeler toegepast en worden de registers ouder dan 100 jaar oud toch ter inzage gegeven. Gevraagd naar een advies over deze zaak, oordeelde de Commissie voor Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer op 30 april 1997 dat “voorzien kan worden in een bepaalde toegankelijkheid van deze registers voor genealogen, op voorwaarde dat de waarachtigheid van het genealogisch onderzoek aangetoond wordt en onverminderd de mogelijkheid om de raadpleging van deze registers aan bepaalde voorwaarden te onderwerpen”. Vooralsnog laat het gemeentelijk archiefreglement van Lubbeek toe dat de bevolkingsregisters ouder dan 100 jaar door het publiek mogen worden ingekeken. Het reglement is echter aan een herziening toe en in het kader hiervan zal de openbaarheid van de bevolkingsregisters herbekeken worden.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Registers van burgerlijke stand en bevolkingsregisters bieden niet altijd een antwoord op alle vragen. De volgende archiefstukken kunnen eventueel aanvullende informatie bieden of zij kunnen de reeds gevonden informatie bevestigen of corrigeren.  

- Registers van aankomst en vertrek: voor wie op zoek is naar de vertrekdatum of het nieuwe adres van zijn uitgeweken familielid.  
- Jaarlijkse statistische tabellen van de burgerlijke stand: voor wie zijn gegevens wil plaatsen in een groter algemeen kader.
- Vergunningsdossiers voor het uitbaten van gevaarlijke, ongezonde en hinderlijke inrichtingen: was je voorvader een molenaar in de gemeente, vraag dan zijn dossier eens op.

Stamboomonderzoek is een mooie gelegenheid om je historische kennis te verbreden en verdiepen. Grijp dus alle kansen aan en probeer je zo goed mogelijk te documenteren over de tijd waarin je voorouders leefden. Je stamboomonderzoek zal er alleen maar rijker door worden.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 

Het concilie van Trente (1545-1563) verplichtte de pastoors om de doopsels en de huwelijken van hun parochianen op te tekenen. Later –in de loop van de 17e eeuw- werden door de meeste pastoors stilaan ook gegevens bijgehouden over overlijdens en begrafenissen. Met een beetje geluk kunnen we dus aan de hand van deze registers onze voorouders terugvinden tot de 16e eeuw.   
De parochieregisters (ook wel Doop-Trouw-en Begraafboeken genoemd)  vind je niet op het gemeentearchief. Wat we wel bezitten, zijn enkele alfabetische indexen of klappers op deze parochieregisters. Zo werden in 1865 de gemeenten verplicht om indexen van de parochieregisters op te stellen. De indexen op de parochieregisters van Binkom en Lubbeek werden uitgegeven door het Algemeen Rijksarchief. Deze uitgaven kan je raadplegen op het gemeentearchief.
Enkele jaren geleden werden door de heer Georges Vandenbosch de parochieregisters van Binkom, Lubbeek en Pellenberg bewerkt. Niet alleen maakte hij een klapper op deze registers, per akte gaf hij ook alle voorhanden zijnde informatie mee.    

Voor de raadpleging van de originele parochieregisters –zij het enkel op microfilm- moet je op het Rijksarchief te Leuven zijn.   

Rijksarchief te Leuven
Vaartstraat 24
3000 Leuven
016 31 49 54
rijksarchief.leuven@arch.be
http://www.arch.be

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 

De volgende werken –alle te vinden in de openbare bibliotheek van Lubbeek- zijn goede inleidingen tot het stamboomonderzoek:

- Rob van Drie, Stamboomonderzoek voor beginners. 1998.
- Aad Van der Tang, Stamboomonderzoek: een handreiking bij het schrijven van uw familiegeschiedenis.
- Johan Roelstrate, Handleiding voor genealogisch onderzoek in Vlaanderen. 1998.
- Yvette Hoitink en Jeroen Van Luin, Internet bij stamboomonderzoek. 2002.
- Henri Vanoppen, De stamboom en geschiedenis van uw familie.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 

- portaalsite: http://genealogie.start.be/
- website van de Werkgroep familiekunde Oost-Brabant: www.actagena.org
- website van het Vlaams Centrum voor Genealogie en Heraldiek: www.vcgh.be
- website van de vzw Samenwerkingsverband Vlaamse Verenigingen voor Familiekunde: www.familiekunde-vlaanderen.be

 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------