Algemene voorwaarden evenementen

Eaglebe-Lubbeek

Hier vind je als organisator allen nodige informatie voor het organiseren van een evenement. 

Toepassingsgebied - kader 

Deze voorwaarden zijn van toepassing op evenementen georganiseerd op het grondgebied van de gemeente Lubbeek die aangevraagd moeten worden via het digitaal platform van Eaglebe. 

Op elke aanvraag is het Belgisch recht en de geldende gemeentelijke reglementen van toepassing. Belangrijke reglementen in kader van het organiseren van evenementen zijn onder meer (maar niet uitsluitend): 

• Het zonaal evenementenreglement van de hulpverleningszone Vlaams-Brabant Oost 

• Het reglement inzake de privatieve inname van het openbaar domein en het vaststellen en innen van retributies voor het privatief gebruik 

• Het huishoudelijk reglement aankondigingsborden 

• Het reglement einduren muziekactiviteiten 

• Het gemeentelijk reglement speelstraten 

De organisator moet vóór de aanvraag de geldende reglementen doornemen. 

Bij evenementen met meer dan 3000 bezoekers of bij een verhoogd risico is een veiligheidscel verplicht alvorens de aanvraag goedgekeurd kan worden. De gemeente kan vragen om bijkomende documenten of formulieren in te vullen voor de verdere behandeling van de aanvraag. 

Aanvraagplicht: 

Alle organisatoren van een evenement op het grondgebied van de gemeente Lubbeek dienen een aanvraag te doen via het digitaal platform van Eaglebe. 

Hiervoor moeten de onderstaande aanvraagtermijnen gerespecteerd worden: 

• Rommelmarkt, braderij, (seizoens)markt, beurs – 30 kalenderdagen 

• Buurtfeest – 30 kalenderdagen 

• Concert, muziekfestival – 90 kalenderdagen 

• Eetfestijn – 30 kalenderdagen 

• Fuif, bal – 30 kalenderdagen 

• Speelstraat – 90 kalenderdagen 

• Wielerwedstrijd – 90 kalenderdagen 

• Sportactiviteit – 30 kalenderdagen 

• Stoet, optocht – 30 kalenderdagen 

• Tentoonstelling – 30 kalenderdagen 

• Andere – 30 kalenderdagen 

Definities 

Evenement: 

Een evenement is een activiteit met een tijdelijk karakter dat publiek toegankelijk is en plaatsvindt op het openbaar domein of privéterrein met invloed op openbare ruimte. 

Voor het aanvragen van evenementen via het digitaal platform van Eaglebe worden evenementen onderverdeeld in 10 types: 

• Rommelmarkt, braderij, (seizoens)markt, beurs 

• Buurtfeest 

• Concert, muziekfestival 

• Eetfestijn 

• Fuif, bal 

• Wielerwedstrijd 

• Sportactiviteit 

• Stoet, optocht 

• Tentoonstelling 

• Andere 

Publiek toegankelijk: 

Een activiteit waarbij om het even wie zonder onderscheid toegelaten is, doordat het toegankelijk is op onder meer één van de volgende wijzen: 

• Helemaal vrij toegankelijk 

• Gratis 

• Tegen betaling van een bedrag aan de ingang 

• Op voorlegging van een uitnodiging of toegangskaart die verspreid of verkocht werd aan iedereen die erom vroeg zonder enige selectie 

• Met een uitnodiging die geen individueel karakter heeft of zonder naamsvermelding 

• Met een uitnodiging die in de media is verschenen en voor iedereen bestemd is 

Openbare ruimte: 

De openbare ruimte omvat ongeacht het eigendomsrecht: 

• De openbare weg: wegen of pleinen die openstaan voor weggebruikers zoals voetgangers, fietsers, voertuigen of ander verkeer 

• De nabijheid van de openbare weg: elke plaats of ruimte van waaruit gevaar kan ontstaan voor de gebruiker van de openbare weg 

• De groene ruimte: de openbare plantsoenen, wandelplaatsen, parken, tuinen, pleinen, speelterreinen en alle stukken van de openbare ruimte buiten de openbare weg, die openstaan voor het verkeer van personen en in de eerste plaats bedoeld zijn voor wandelen en ontspanning. 

Openbaar domein: 

Alle wegen, banen, straten, pleinen, parken, waterlopen en in het algemeen alle gedeelten van het Belgisch grondgebied die eigendom zijn van een publiek rechtspersoon en bestemd zijn voor het gebruik van allen. 

Occasionele drankgelegenheid (wet van 28 december 1983): 

De vooraf als dusdanig aangegeven drankgelegenheid die, naar aanleiding van om het even welke gebeurtenis van voorbijgaande aard, ten hoogste tienmaal per jaar en telkens voor niet langer dan 15 opeenvolgende dagen wordt gehouden door een kring, een maatschappij of een particuliere vereniging, met uitzondering van de handelsvennootschappen en van feitelijke verenigingen met winstoogmerk. 

Wetgeving – regelgeving - reglementen 

Schenken van alcohol op evenementen 

Voor het schenken van alcohol op evenementen is steeds een vergunning vereist. Het college van burgemeester en schepenen beslist per aanvraag of en onder welke vorm ze het schenken van gegiste en/of sterke drank toelaat. 

Het is als organisator dus zeer belangrijk om bij de goedkeuring van het evenement de voorwaarden van de vergunning goed te lezen. Hierin zal vermeld staan of en onder welke vorm de organisator een toelating heeft tot het schenken van gegiste en/of sterke dranken. 

De organisator dient zich telkens te houden aan de wettelijke verplichtingen. 

Hier willen we de belangrijkste bepalingen hier nog uitlichten: 

• -16 jaar: geen alcohol 

• -18 jaar: enkel bier en wijn (dus geen gedestilleerde dranken) volgens de definities in de wetgeving van 12 april 2024 

• Bier = de drank verkregen na alcoholische gisting van een wort die hoofdzakelijk bereid is uit zetmeel- en suikerhoudende grondstoffen, waarvan tenminste 60 % gerst- of tarwemout, alsmede hop, eventueel in verwerkte vorm, en brouwwater 

• Wijn = drank gemaakt op basis van alcoholische vergisting van druiven (of eventueel andere vruchten) met een maximum alcoholpercentage van 15 % waaraan geen alcohol werd toegevoegd. 

• Gedestilleerde drank = drank met meer dan 1,2% gedistilleerde alcohol of gegiste drank van meer dan 22% (bv. alcoholpops, wodka, whisky, gin, jenever, likeur, cognac, … en cocktails op basis hiervan) 

• Wanneer iemand alcohol wil kopen, mag men een bewijs vragen om te verifiëren dat men ouder is dan 16 of 18 jaar. 

• Het is verboden om alcohol te schenken aan iemand die kennelijk dronken is. Als de dronken persoon minderjarig is, wordt de normale straf verdubbeld. 

• Het verbod op de verkoop, het schenken of aanbieden van alcohol aan -16-jarigen is geen reden om hen de toegang tot je evenement te weigeren. Zij mogen op alle plaatsen komen waar alcohol geschonken of verkocht wordt, behalve op dansfeesten met handelskarakter zonder begeleiding van een volwassene. 

Rookverbod: 

In alle openbare gebouwen (inclusief tenten) geldt een algemeen rookverbod. Duidelijke signalisatie is verplicht (zowel aan de ingang van de zaal/tent als in de zaal/tent zelf). 

Ook op bepaalde publieke openluchtterreinen mag er vanaf 31 december 2024 niet meer gerookt worden. Onder toepassing van deze wijziging vallen terreinen zoals speelterreinen en sportterreinen. Dit rookverbod geldt 24/7 en voor elk type activiteit op deze terreinen. Op deze plaatsen is het wel nog toegelaten om te roken in goed afgebakende rookzones. 

Sinds 31 december 2024 geldt eveneens een rookverbod binnen een straal van 10 meter vanaf de ingangen en uitgangen van openbare bibliotheken en van bepaalde zorg- en onderwijsinstellingen. 

Geluidsnormen: 

Wil je elektronisch versterkte muziek spelen luider dan 85 dBA op een evenement, dan moet je hiervoor een toelating hebben van het college van burgemeester en schepenen. 

Het gebruik van elektronisch versterkte muziek is geregeld in de Vlaamse milieuregelgeving (VLAREM). Hierin zijn zowel normen opgenomen voor de muziekactiviteit zelf als voor de?bescherming van de omgeving. Afhankelijk van de aard van de activiteit en het maximale geluidsniveau zijn bepaalde voorwaarden van toepassing. 

Activiteiten met enkel niet-elektronisch versterkte muziek (bv. fanfare, symfonisch orkest, kamerorkest, ... zonder versterking) vallen niet onder de regelgeving. Private evenementen op privédomein (niet toegankelijk voor het ruime publiek) vallen niet onder deze wetgeving. Bij gedeeltelijke versterking zijn de geluidsnormen wel van toepassing (bv. jazzcombo, semi-akoestische set, …). 

Horeca-, zaaluitbaters en organisatoren moeten zich houden aan de actuele geluidsnormen. 

Binnen onze gemeente is er ook een reglement dat de einduren van muziekactiviteiten reguleert. Dit kan je terugvinden op onze website. Een afwijking van de geluidsnormen is conform dit reglement mogelijk voor muziekactiviteiten die binnen doorgaan tot 3u00 en voor muziekactiviteiten die buiten doorgaan tot 1u00. Meer details over deze regelgeving staan in het reglement einduren muziekactiviteiten. 

Toelating voor deze afwijking moet steeds bekomen worden door een evenementenaanvraag te doen bij de gemeente. 

Voor occasionele muziekactiviteiten (slechts één of enkele keren per jaar) wordt het geluidsniveau ingedeeld in 3 categorieën: 

• Categorie 1: het maximumvolume gaat nooit luider dan 85 dBA
  Dit gaat om achtergrondmuziek tijdens een activiteit zoals een eetfestijn. Dit gaat niet om dansbare muziek. Je hoeft het geluid niet te meten, en je hoeft geen maatregelen te nemen voor gehoorbescherming. 

• Categorie 2: luider dan 85dB maar gemiddeld over?15 min niet luider dan 95 dBA.
  Dit is de muziek in cafés, kleine fuiven of liveconcerten in een kleine zaal. 
  Maatregelen: 
  - gedurende de hele activiteit wordt het geluidsvolume gemeten; 
  - het gemeten geluidsvolume dient zichtbaar te zijn voor de persoon die het volume bedient; 
  - het maximaal toegelaten geluidsvolume wordt geafficheerd in de inrichting; 
  - wanneer het maximaal toegestane geluidsvolume overschreden wordt, wordt dit onmiddellijk verlaagd tot er geen overschrijding meer is. 

• Categorie 3: luider dan 95 dBA maar gemiddeld over 60 min niet meer dan?100 dBA. Deze geluidsniveaus vind je bij rockconcerten, grote fuiven en in discotheken. Maatregelen: 
  - gedurende de hele activiteit wordt het geluidsvolume gemeten; 
  - het gemeten geluidsvolume dient zichtbaar te zijn voor de persoon die het volume bedient;
  - het maximaal toegelaten geluidsvolume wordt geafficheerd in de inrichting;
  - wanneer het maximaal toegestane geluidsvolume overschreden wordt, wordt dit onmiddellijk verlaagd tot er geen overschrijding meer is; 
  - het geluidsvolume wordt geregistreerd gedurende de ganse activiteit (tenzij er een geluidsbegrenzer geïnstalleerd is); 
  - er worden gratis oordoppen ter beschikking gesteld van het publiek. 

Drones: 

Het gebruik van drones is strikt gereglementeerd. Meer informatie kan je terug op FOD mobiliteit en vervoer - drones 

Vuurwerk: 

Het afsteken van vuurwerk is verboden zonder specifieke toelating van het college van burgemeester en schepenen. 

Security: 

De organisator is verantwoordelijk voor de orde en toezicht op en rond het evenement. Hiervoor kan men gebruikmaken van vrijwilligers en/of een professionele bewakingsfirma. 

Op basis van de ingediende aanvraag (evenementtype, aantal bezoekers, risico’s…) kan er ook vanuit de gemeente en politie beslist worden dat er nood is aan de minimale inzet van vrijwilligers en/of een professionele bewakingsfirma. 

Bewakingsactiviteiten door vrijwilligers kan enkel onder de bepalingen van de wet van 2 oktober 2017 tot regeling van de private en bijzondere veiligheid. Deze stelt dat een vereniging vrijwilligers mag inzetten voor de beveiliging onder bepaalde voorwaarden: 

Voorwaarden: 

• De organiserende vereniging beoogt geen winstoogmerk en streeft een ander doel na dan de organisatie of het faciliteren van evenementen; 

• De bewakingsactiviteiten worden uitgeoefend in het kader van een evenement of een occasionele dansgelegenheid; 

• De personen die voor bewakingsactiviteiten worden ingezet, zijn leden van de organiserende vereniging (of hebben een effectieve en aanwijsbare band); 

• De organiserende vereniging kan maximaal 4 keer per jaar kan vrijwilligers inzetten voor bewakingsactiviteiten. Gaat men erover dan moet men professionele security inschakelen; 

• De vrijwilligers die ingezet worden mogen dit enkel onbezoldigd doen. Ze kunnen geen vergoeding in natura noch fooien ontvangen; 

• De personen die bewakingsactiviteiten uitoefenen mogen dit slechts sporadisch doen (bijgevolg kunnen professionele bewakingsagenten niet ingezet worden via het verenigingsregime zelf); 

• Het gaat uitsluitend om de uitoefening van activiteiten van statische bewaking van roerende en onroerende goederen en toezicht op en controle van het publiek met het oog op het verzekeren van het veilig en vlot verloop van het evenement of de occasionele dansgelegenheid (bijv. fuif) 

• De toestemming van de burgemeester werd, na advies van de korpschef van de lokale politie, bekomen; 

• De lijst met vrijwilligers en toelatingen is aanwezig op het evenement 

• De personen die voor de bewakingsactiviteiten worden ingezet, moeten voldoen aan bepaalde persoonsvoorwaarden (zie art. 61 van wet tot regeling van de private en bijzondere veiligheid), de persoon moet o.a.: 
  - Minstens 18 jaar oud zijn; 
  - Niet veroordeeld geweest zijn, zelfs niet met uitstel, tot enige correctionele of criminele straf, zoals bedoeld in art. 7 van het Strafwetboek of tot een gelijkaardige straf in het buitenland behoudens veroordelingen wegens inbreuken op de wetgeving betreffende de politie over het wegverkeer; 
  - Niet tegelijkertijd lid zijn van een politiedienst of een inlichtingendienst, noch een functie hebben in een penitentiaire instelling, noch activiteiten uitoefenen van privédetective, van wapen- of munitiefabrikant of -handelaar of enige andere werkzaamheid uitoefenen; 
  - Beantwoorden aan het profiel, zoals bedoeld in art. 64 van wet tot regeling van de private en bijzondere veiligheid; 
  - Niet geschrapt zijn uit het Rijksregister van natuurlijke personen zonder nieuw adres achter te laten; 
  - Niet tegelijkertijd deel uitmaken van een onderneming of van een interne dienst, vergund voor de uitoefening van bewakingsactiviteit "bewaking uitgaansmilieu" en van een andere niet-geassocieerde onderneming of interne dienst die vergund is voor andere activiteiten; 
  - In de afgelopen drie jaar geen lid geweest zijn van de inlichtingendiensten of van die politiediensten waarbij het onmiddellijk erna uitoefenen van een functie in de private veiligheid een gevaar oplevert voor de Staat of voor de openbare orde. 

Wat mag niet als vrijwilliger? 

• Uitgangscontrole: enkel bewakingsagenten van vergunde bewakingsondernemingen of vergunde interne bewakingsdiensten zijn bevoegd om de uitgang te controleren. 

• De bescherming van personen: enkel gecontroleerde agenten van professionele bewakingsondernemingen mogen de taak van bodyguard opnemen. 

• Fouilleren: dit is voorbehouden aan professionele bewakingsagenten. 

Organisatoren die vrijwilligers willen inzetten voor de beveiliging van hun evenement, vullen het formulier van FOD Binnenlandse Zaken in dat je in het aanvraagformulier van Eaglebe kan downloaden. Je laadt dit onderaan op EN verstuurd dit naar; 

- AAN: 

• De burgemeester: burgemeester@lubbeek.be 

• De lokale politiezone: PZ.Lubbeek.Evenementen@police.belgium.eu

- CC: 

• FOD Binnenlandse Zaken: spvcontrole@ibz.fgov.be 

• De dienst cultuur: cultuur@lubbeek.be 

Als je meer personen wilt inzetten dan er plaats is op het formulier, vul je twee formulieren in. 

Promotiewerk: 

Het plaatsen van promotie en publiciteit langs de openbare weg op openbaar domein is enkel toegelaten op de daarvoor bestemde plaatsen: 

• Aanplakpaal op Lubbeek dorp 

• Aanplakpaal op Linden dorp 

Voor het plaatsen van promotie en publiciteit langs de openbare weg op openbaar domein op andere dan deze plaatsen, deelt de gemeente geen toelatingen uit. 

Erkende Lubbeekse verenigingen of plaatselijke afdelingen van nationale verenigingen kunnen voor hun activiteiten daarnaast ook gebruik maken van de gemeentelijke aankondigingsborden volgens de bepalingen van het huishoudelijk reglement aankondigingsborden. 

Om hiervan gebruik te maken dient de organisator dit aan te vragen in hun evenementaanvraag via Eaglebe.