Onze vliegende administratieve kracht, Karen, is een echte pionier in haar functie. Ze hoort trots bij het team secretariaat, maar springt net zo graag bij op andere diensten wanneer daar extra administratieve ondersteuning nodig is. In korte tijd heeft geen enkel hoekje van onze werking nog geheimen voor haar. Of het nu gaat om sociale, ondersteunende of uitvoerende taken: Karen vliegt er met evenveel enthousiasme in!
Zeker geen saai bureaujobje
‘Mijn functie als vliegend administratief medewerker betekent eigenlijk dat ik overal terechtkom waar hulp nodig is’, vertelt Karen. ‘Ik zie mezelf soms als een soort interne spring-in-’t-veld: vandaag hier, morgen daar. De taken lijken in grote lijnen op elkaar, maar elke dienst heeft toch zijn eigen specifieke dingen waar ik voor ingezet word.’
‘Op het secretariaat bestaat mijn dag meestal uit post en mails verwerken, openbaarheden regelen en overlijdensbrieven opmaken. Bij Omgevingsvergunningen heb ik me dan weer beziggehouden met facturatie en activeringsheffing. En bij de sociale dienst draaide het voor mij meer rond administratieve opvolging van budgetbeheer, vooral klasseerwerk en het noteren van alle cijfers. Zo heeft elke dienst zijn eigen ‘extraatjes’.’
‘Dagelijks werk ik met Excel, SharePoint en nog een paar andere programma’s. Ik geef bijvoorbeeld op de dienst omgeving documentatie in zodat Financiën verder kan met de afhandeling. Aan die andere kant heb ik trouwens ook al gestaan. Ik heb eigenlijk overal al een beetje gezeten’, lacht ze.
‘Wat ik heel leuk vind aan mijn job, zowel als vliegend administratief medewerker als gewoon administratief, is de afwisseling. Je zou denken dat het elke dag hetzelfde patroon is, wat soms ook zo is, maar er komen altijd nieuwe taken en projecten bij. Dat maakt het voor mij net leuk, gevarieerd en altijd leerrijk. Het is dus zeker geen saai bureaujobje.’
Met trots aan elke werkdag beginnen
‘Als vliegende medewerker haal ik vooral voldoening uit het gevoel dat ik een dienst echt kan verderhelpen. Ik word ingezet omdat er ergens extra handen nodig zijn en dan merk je meteen dat je werk gewaardeerd wordt. Zeker wanneer ik zie dat door mijn hulp deadlines sneller gehaald worden, dan weet ik dat mijn aanwezigheid echt een verschil maakt. Bovendien leer ik op die manier alle diensten beter kennen, waardoor ik me op heel veel vlakken kan verdiepen. Het doet ook deugd dat ik overal met open armen ontvangen word.’
‘Ook binnen ons project op SharePoint zijn er ondertussen heel wat zaken die verder uitgewerkt zijn. Zo kunnen mensen voor openbaarheid nu een aanvraag indienen via een formulier dat rechtstreeks in een lijst op het secretariaat terechtkomt. Iedereen die betrokken is, blijft automatisch op de hoogte. En als zo’n systeem dan ook écht werkt, dat geeft gewoon een fijn gevoel.’
‘Daarnaast vind ik het leuk om me helemaal ergens in vast te bijten. Dan heb ik mijn eigen kleine projecten, met doelen die ik stap voor stap kan bereiken. Wanneer collega’s van die dienst dan naar mij komen met vragen, voel ik dat ik écht iets bijdraag en dat ik zelf ook blijf groeien.’
Waarom werken bij Lubbeek
‘Na lange tijd in vroege en late shiften te hebben gewerkt, was ik eigenlijk op zoek naar een echte nine-to-five-job en dat heb ik hier gevonden’, licht Karen toe. ‘Daarnaast verlangde ik naar afwisseling én naar een job met een sociaal karakter. Ik communiceer niet alleen veel met collega’s, maar kom door mijn vliegende functie ook regelmatig in contact met burgers. Ik werk graag samen en hier heerst echt een collegiale sfeer. Dicht bij huis kunnen werken was voor mij ook belangrijk en dat maakt deze job helemaal ideaal.’
‘Op elke dienst krijg ik bovendien de vrijheid om mee te denken en verbeteringen voor te stellen. Er wordt vaak naar mijn mening geluisterd, en als “buitenstaander” kan ik soms een frisse blik bieden op gewoontes die soms wat vastgeroest zijn. Dat voelt echt als een win-win.’
‘Ik werk graag in Lubbeek. Binkom is intussen ook mijn thuisdorp geworden en ik heb hier al enorm veel kansen gekregen. De ruimte om te groeien en vooral de tijd die je daarvoor krijgt, is heel waardevol. We krijgen ook regelmatig leuke extraatjes, zoals met Sinterklaas en Pasen is er chocolade voor het personeel, dat toont echt appreciatie. Het is hier warm en collegiaal: in de gangen krijg je bijna altijd een vriendelijke ‘goeiendag’ en dat doet zeker iets met mij. Vanaf het begin voelde ik me welkom, niet alleen als collega maar als persoon. We lachen er zelfs soms mee dat er best een busje tussen Binkom en het gemeentehuis mag komen, want de helft van het personeel woont daar toch.’
Waarom je volgens Karen voor Lubbeek moet komen werken:
- Een toffe werkomgeving
- Fijne collega’s
- Een warm onthaal
- Veel groeimogelijkheden
- Ruimte om je collega’s ook naast de werkuren beter te leren kennen
